CÔNG VIỆC CỦA TEAM ĐIỀU PHỐI by KISSWE©

PRE-EVENT CHECK-LIST | WEDDING COORDINATORS

(Chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện)

1. Paperwork & Hợp đồng

1. In và double-check toàn bộ hợp đồng, invoice, biên bản đặt dịch vụ.
2. Xác nhận với venue/nhà hàng: số bàn chốt, layout, menu, giờ setup, giờ out.
3. Kiểm tra lịch thanh toán (deposit / final payment).
4. Chuẩn bị bản in timeline, kịch bản (script MC, run sheet).
5. Chọn nhạc (cho từng nghi thức, từng hoạt động, playlist đón khách, nhạc ăn tiệc, nhạc chơi game, nhạc after party, beat nhạc cho khách hát)

2. Vendors Confirmation

1. Gọi confirm từng vendor: decor, sound & light, media team, MC, band nhạc, makeup, xe cưới…
2. Xác nhận giờ call time, người liên hệ onsite, backup contact.
3. Check status hàng hóa/dịch vụ (hoa đã nhập chưa, váy vest giao chưa, quà tặng in xong chưa…).

3. Timeline & Rehearsal

1. Hoàn thiện run sheet chi tiết: giờ CD/CR makeup, first look, vow, nghi thức, tiệc.
2. Phân công team coordinator theo timeline (ai phụ trách CDCR, ai quản lý vendor, ai lo khách mời).
3. Tổ chức rehearsal (nếu có) hoặc mini run-through với MC, band, CDCR.

4. Logistic & Vật dụng cần mang

1. Chuẩn bị Coordinator Kit: băng keo, kéo, kim chỉ, ghim, dây dù, khăn giấy, kim bấm, pin dự phòng, charger, walkie talkie, USB backup.
2. Chuẩn bị props & nghi thức: nhẫn cưới, nến, champagne, ly giao bôi, búa khui.
3. Chuẩn bị signage: Welcome sign, Seating chart, Table number, Directional sign, Ceremony sign, Menu/Bar sign, Hashtag/Photobooth sign, Gift table sign, Guestbook sign, Restroom sign, Reserved sign.
4. Kiểm tra quà khách mời, mini game quà tặng.
5. Chuẩn bị bộ váy/vest backup items (nút áo, kim, kẹp váy, khăn).

5. Communication

1. Tạo group chat chung (CDCR + vendors chính + team coordinator).
2. Gửi run sheet final cho toàn bộ vendors.
3. Brief team nội bộ: chia vai, vị trí đứng, số điện thoại liên hệ nhanh.

6. CDCR Care

1. Xác nhận lịch makeup, hair, váy/vest fitting.
2. Nhắc CDCR chuẩn bị: vow script, nhẫn, phụ kiện, giày.
3. Giữ liên lạc, tâm sự, trấn an, little reminder…

___________

EVENT DAY | MASTER CHECK-LIST| WEDDING COORDINATOR

(Trong ngày sự kiện cưới)

A. Trước giờ CDCR makeup & chuẩn bị

1. Kiểm tra phòng makeup: gương, ánh sáng, ghế ngồi, không gian gọn gàng.
2. Đón và dẫn team makeup vào vị trí.
3. Đón CDCR tại lobby nhà hàng, hướng dẫn lên phòng makeup.
4. Kiểm tra số lượng váy, vest, giày, phụ kiện.
5. Ủi và treo váy – vest/ hỗ trợ team media chụp get ready
6. Hỗ trợ CDCR thay trang phục khi cần.
7. Giữ (hoặc nghe hộ) điện thoại cho CDCR để họ không bị phân tâm.

B. Setup & kiểm tra khu vực lễ/tiệc

1. Liên hệ nhà hàng set nhạc nền nhẹ cho giai đoạn pre-guest.
2. Hướng dẫn team media có khu vực để đồ cá nhân, pin, thiết bị (an toàn, tiện thao tác).
3. Kiểm tra tiến độ setup sảnh: tone màu, hoa, backdrop, bàn ghế.
4. Đảm bảo bàn welcome đầy đủ: album, bút ký, thùng thư, bảng tên.
5. Kiểm tra màn hình LED, slideshow, pre-wedding video.
6. Phối hợp với kỹ thuật để set cue ánh sáng đúng kịch bản.
7. Kiểm tra list nhạc đã duyệt, chuẩn bị USB/cloud backup.
8. Rà soát thông tin nghi thức: nhẫn, rượu giao bôi, nến, champagne, đạo cụ.
9. Checklist tổng:  số lượng bàn, menu, dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, MC, band nhạc).
10. Kiểm tra số bàn đặt chính thức + dự phòng + bàn chay (nếu có).
11. Rà soát sơ đồ bàn, layout seating.
12. Nhận, kiểm tra và setup quà tặng trên bàn + quà cho mini game.
13. Kiểm tra xe đưa đón lễ và tình trạng thanh toán với nhà hàng (nếu có trong hợp đồng).
14. Tổng duyệt rehearsal nếu có: MC, band, kỹ thuật.
15. Làm việc với team media: brief các moments cần highlight, key shots, timing.

C. Đón khách & nghi thức trước lễ

1. Phối hợp cùng gia đình đón khách, hướng dẫn vào chỗ ngồi theo layout.
2. Sắp xếp khu vực chụp hình cho CDCR & gia đình trước khi khách đến đông.
3. Đón tiếp ba mẹ hai bên, hướng dẫn vào vị trí VIP seating.
4. First Look / Vows nếu có.
5. Brief MC lần cuối: cue, timeline, người phát biểu từ hai bên gia đình.
6. Kiểm tra thời gian band nhạc có mặt và standby.
7. Kiểm soát số lượng khách phát sinh ngoài dự trù.
8. Quan sát tổng thể dàn dựng, đảm bảo mọi chi tiết trong không gian ready.
9. Đảm bảo mini game props & quà tặng đã sẵn sàng.
10. Chốt giờ ra món chính với nhà hàng, đồng bộ cùng timeline chương trình.

D. Trong lễ

1. Theo sát CDCR trong quá trình di chuyển – hỗ trợ chỉnh trang phục, makeup.
2. Điều phối âm thanh – ánh sáng – band nhạc theo từng cue.
3. Quan sát xuyên suốt trên sân khấu: vow, ring exchange, champagne, cake… để xử lý nếu có sự cố.
4. Brief signal cho photographer/videographer để bắt trọn key moments.
5. Giữ liên lạc với nhà hàng để món ăn ra đúng nhịp chương trình.
6. Quan sát toàn bộ khu vực bàn, đảm bảo khách được phục vụ đủ món, kịp thời.
7. Hướng dẫn ban nhạc/MC di chuyển phù hợp địa hình.
8. Đón đường để CDCR cùng gia đình thuận tiện vào bàn.
9. Xử lý tình huống phát sinh: kỹ thuật, khách mời, thời tiết.

E. Sau lễ

1. Giúp CDCR thay outfit cuối (nếu có).
2. Cùng gia đình CDCR tiễn khách, gửi lời cảm ơn.
3. Xin feedback nhanh từ khách mời để tổng hợp gửi lại CDCR.
4. Thu gom váy, vest, phụ kiện vào vali.
5. Thu xếp toàn bộ vật dụng của CDCR: album, ảnh ký tên, quà tặng, đồ cá nhân để tránh thất lạc.
6. Hỗ trợ kiểm tra quyết toán và nghiệm thu với nhà hàng

© K.I.S.S Wedding & Event Planner

Hơn 14 năm kinh nghiệm trong ngành cưới – tổ chức tiệc cưới, lên kế hoạch trọn gói, trang trí, điều phối & hỗ trợ lễ gia tiên.

🔗 Xem thêm tại: https://kisswe.com

Bạn đang lên kế hoạch cưới và cần một người đồng hành chuyên nghiệp?

Hãy để KISS Wedding Planner giúp bạn vẽ nên một ngày cưới vừa đẹp, vừa đúng với mình nhất.

📩 Liên hệ tư vấn tại: www.kisswe.com

📞 Hotline: 0898317980