BẠN CÓ ĐANG CẦN WEDDING COORDINATOR KHÔNG?

Dù các bạn có tự lên kế hoạch cho đám cưới của mình hay thuê một chuyên gia, thì khi ngày trọng đại đến, khả năng cao là các bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp. Làm sao mà các bạn có thể vừa cưới vừa lo quản lý tất cả mọi việc trong sự kiện được chứ? Đó chính là lúc tụi mình, đội ngũ điều phối viên ngày cưới, xuất hiện.

Tụi mình sẽ giám sát nhà cung cấp dịch vụ, quản lý thời gian, và xử lý những sự cố phút chót có thể xảy ra trong ngày vui của các bạn. Những điều phối viên này sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và thậm chí “giấu nhẹm” những vấn đề phát sinh để các bạn có thể tập trung tận hưởng thời khắc đặc biệt cùng gia đình và bạn bè.

1. CHI PHÍ CHO WEDDING COORDINATOR

Chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào trách nhiệm của điều phối viên trong ngày cưới. Nếu chỉ thuê để giám sát mọi thứ trong ngày cưới thì chi phí sẽ thấp hơn so với việc thuê người giúp các bạn lên kế hoạch cho những chi tiết cuối cùng trong vài tuần trước sự kiện, chẳng hạn như số lượng địa điểm, số giờ làm việc và số lượng khách mời.

2. TRÁCH NHIỆM CỦA WEDDING COORDINATOR

Mỗi người điều phối viên trong ngày cưới đều sẽ nắm cho mình một vai trò riêng nên để tụi mình chia sẻ một chút về công việc mà tụi mình sẽ đảm nhận trong ngày cưới của bạn nha.

• Xử lý Logistics

Nhiệm vụ chính của các điều phối viên ngày cưới là đảm bảo mọi khâu hậu cần của đám cưới đều được giải quyết trơn tru.

Ví dụ, nếu các bạn có 200 khách, tụi mình sẽ đảm bảo rằng có đủ 200 ghế tại buổi lễ và tiệc cưới.

• Lập kế hoạch và bám sát lịch trình

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của điều phối viên ngày cưới là tạo ra một lịch trình chi tiết cho cả ngày và đảm bảo tất cả mọi người, từ gia đình bạn đến các nhà cung cấp dịch vụ đều tuân thủ theo.

Chẳng hạn, nếu việc làm tóc hay trang điểm kéo dài hơn dự kiến, tụi mình sẽ can thiệp để đẩy nhanh tiến độ. Tụi mình cũng giúp khách mời ngồi vào chỗ đúng giờ cho buổi lễ và đảm bảo các bức ảnh được chụp nhanh chóng để bạn có thời gian “quẩy” trên sàn nhảy.

• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ

Trong ngày cưới, điều phối viên sẽ là người liên lạc chính với tất cả các nhà cung cấp dịch vụ. Tụi mình sẽ đảm nhận vai trò quản lý tại chỗ, giám sát công việc của các nhà cung cấp và đảm bảo họ thực hiện đúng theo hợp đồng. Mọi câu hỏi của nhà cung cấp sẽ được chuyển tới điều phối viên để các bạn chỉ cần tập trung tận hưởng khoảnh khắc và vui vẻ bên khách mời, mà không phải lo trả lời các thắc mắc.

• Giải quyết sự cố

Một trong những công việc thử thách nhưng vô cùng quan trọng của điều phối viên ngày cưới là xử lý sự cố bất ngờ xảy ra trong ngày hoặc ngay trước đám cưới. Dù đó là quầy bar hết rượu tequila, ai đó quên nhẫn cưới, hay thậm chí mất điện tại địa điểm tổ chức, tụi mình sẽ lo tìm cách giải quyết nhanh chóng.

3. KHI NÀO BẠN CẦN WEDDING COORDINATOR

Dù điều phối viên ngày cưới có thể cực kỳ hữu ích, nhưng không phải ai cũng cần đến họ. Dưới đây là những điều bạn nên cân nhắc khi quyết định lựa chọn dịch vụ này có cần thiết cho đám cưới của mình hay không nha.

• Tự lên kế hoạch tổ chức đám cưới

Nhiều cặp đôi chọn thuê điều phối viên ngày cưới khi họ tự lên kế hoạch cho đám cưới và chỉ cần ai đó giám sát công việc của mình trong ngày trọng đại.

Điều phối viên này sẽ đảm bảo mọi công sức của bạn được thực hiện đúng như kế hoạch, để bạn có thể thảnh thơi tận hưởng ngày vui. Ngoài ra, còn đảm bảo không có chi tiết nào bị bỏ sót, đặc biệt là những điều nhỏ nhặt mà bạn trong quá trình lên kế hoạch có thể không để ý đến.

• Địa điểm tổ chức ít được lựa chọn

Ở những địa điểm cưới truyền thống chẳng hạn như nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên thường rất thành thạo trong việc tổ chức, nhưng nếu bạn chọn một nơi chưa từng tổ chức sự kiện hay tiệc cưới trước đó, chẳng hạn như vách núi, trong rừng, thác nước thậm chí là công viên giải trí thì người điều phối viên sẽ giúp đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng cho lễ cưới của bạn.

• Tạo nên một tiệc cưới đầy ý nghĩa

Nhiều cặp đôi không chỉ mong muốn là khách chỉ đến ăn rồi lại về mà họ lại muốn tạo nên những hoạt động, khoảnh khắc có điểm chạm để chung vui cùng với khách mời. Nên wedding coordinator là người sẽ thực hiện việc đó, làm những người phía sau hỗ trợ để tiệc cưới có những lúc sâu lắng hoặc những hoạt động vui vẻ trong suốt quá trình mà khách mời dự tiệc. Mỗi khi nhắc lại thì không chỉ riêng hai nhân vật chính mà còn có khách mời sẽ có một điểm gì đó ấn tượng.

• Tận hưởng ngày trọng đại một cách trọn vẹn

Bạn sẽ chẳng cần phải lo toan hay bận tâm các công việc chuẩn bị cho ngày cưới, vì wedding coordinator sẽ hỗ trợ bạn các công việc như: làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, lên kịch bản chương trình chi tiết, hỗ trợ khách mời, làm việc với nhà hàng, giải quyết sự cố,….để dành thời gian đó tận hưởng những khoảnh khắc vui vẻ bên gia đình và bạn bè một cách trọn vẹn.

Tụi mình được may mắn khi nghe được một cặp đôi chia sẻ rằng vào ngày lễ đính hôn, họ vừa phải bận bịu đón khách mà lúc đó còn phải làm việc với bên nhà hàng vì có một số vấn đề phát sinh nên thành ra hai nhân vật chính lại khá mệt và không có được nhiều khoảng thời gian hạnh phúc dành cho cả hai.

4. NHỮNG ĐIỀU MÀ WEDDING COORDINATOR KHÔNG PHỤ TRÁCH

Điều phối viên ngày cưới không phải là người lập kế hoạch đám cưới. Vì vậy, họ sẽ không lo liệu những công việc thuộc về lên kế hoạch trước đám cưới như quản lý ngân sách, giám sát thiết kế địa điểm, hay đặt dịch vụ cho bạn. Điều phối viên chỉ đảm nhận phần logistics của đám cưới mà các cặp đôi đã lên kế hoạch sẵn.

Tuy nhiên, dù không tham gia vào quá trình lên kế hoạch, điều đó không có nghĩa là tụi mình không liên quan gì đến công tác chuẩn bị cho ngày cưới. Điều phối viên thường có từ một đến ba buổi gặp với cặp đôi để chuyển giao mọi thông tin về đám cưới, lập lịch trình và đảm bảo không thiếu sót điều gì.

5. NHỮNG ĐIỀU CÂN NHẮC KHI CHỌN WEDDING COORDINATOR

Khi lựa chọn điều phối viên ngày cưới, bạn nên cân nhắc đến kinh nghiệm của họ, cũng như số giờ mà họ sẵn sàng hỗ trợ trong ngày trọng đại của bạn.

Một điều phối viên có kinh nghiệm hơn sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề trước khi chúng kịp xảy ra. Ngoài ra, số giờ họ sẵn sàng làm việc trong ngày cưới của bạn cũng là một chi tiết quan trọng. Một số điều phối viên chỉ tham gia vào các sự kiện chính thức trong ngày, thường kéo dài khoảng 6 đến 8 tiếng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giao phó mọi chi tiết của đám cưới, bạn nên thuê điều phối viên cho cả ngày để có trải nghiệm trọn vẹn và chỉn chu.

Nhiều cặp đôi sẽ bị nhầm lẫn giữa wedding planner và wedding coordinator nên tụi mình cũng sẽ giải thích một ít về hai vị trí này để bạn hiểu hơn.

• Wedding Planner: là người làm việc với các bạn để chuẩn bị cho đám cưới từ nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm trước. Họ sẽ đặt dịch vụ ăn uống, ban nhạc, lên ý tưởng với các đơn vị trang trí và địa điểm tổ chức, đồng thời đảm bảo thiệp mời được gửi đi đúng thời gian.
• Wedding Coordinator: sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo mọi thứ theo đúng kế hoạch và ý tưởng đã vạch ra. Ví dụ, dù không chịu trách nhiệm về sơ đồ chỗ ngồi, điều phối viên sẽ đảm bảo thẻ tên được đánh số chính xác và đặt đúng vị trí.

Mặc dù wedding coordinator không làm việc chặt chẽ với cặp đôi như người lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn nên tìm và lựa chọn sớm để xử lý những vấn đề có thể phát sinh. Nếu các bạn đã có kế hoạch thuê wedding planner, hãy cân nhắc hỏi xem họ có thể đảm nhận luôn vai trò wedding coordinator không. Một số wedding planner có thể làm tốt cả hai vai trò trong ngày trọng đại của các bạn.

Nếu bạn cần tụi mình hỗ trợ quán xuyến cả các đầu việc trước ngày cưới và trong ngày cưới thì hãy tham khảo qua:

• Phần 1 – Trước ngày cưới: CÁC DỊCH VỤ CƯỚI NỔI BẬT – DÀNH CHO QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ CƯỚI 3-12 THÁNG
• Phần 2 – Trong ngày cưới: CÁC DỊCH VỤ NỔI BẬT – DÀNH CHO QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ CƯỚI 3-12 THÁNG

____________________

Bài viết thực hiện bởi Triệu Như x kissteam

Hình ảnh: KISS WEDDING EVENT PLANNER 

© www.kisswe.com

 

Gặp tụi mình ở đây nhé