PHẦN 3: ĐÁM CƯỚI XA VÀ BÀI TOÁN ĐIỀU PHỐI KHI TEAM LÊN ĐẾN VÀI CHỤC NGƯỜI
Hễ nghe tới “đi tỉnh nha” là hầu như đứa nào trong team cũng hả ả ả ả ả ả vì chắc chắn hôm đó sẽ phải đi làm từ tờ mờ sớm và có khi là phải đi mấy ngày mới về.. Có vẻ mấy đứa tụi nó không quen với điều này nhưng với tôi thì thấy rất bình thường vì đây đâu phải là lần đầu. Thế thì chỉ biết an ủi chúng nó là “đi xa thì được ăn sang nhoa” là đứa nào đứa đó vui vẻ lại liền. Ngoài ra, làm đám cưới xa cũng không khác mấy với làm đám cưới gần. Nhưng vì đây là đám cưới xa, không như đám cưới gần quên gì thì có thể chạy về lấy, nên chúng tôi phải lên kế hoạch kỹ lưỡng và không được phép quên mang theo bất cứ thứ gì. Để biết được câu chuyện làm cưới tiếp theo mà tôi sắp mang đến cho các bạn có chủ đề là gì thì đừng tiếp tục trượt xuống dưới nha.
Đầu tiên là bài toán logistics!!!!
Chuyện làm cưới kì này sẽ là ở một đám cưới nằm không gần trung tâm thành phố. Ngoài những tiệc được tổ chức trong nội thành TPHCM hay ngay tại trung tâm Tp thì thỉnh thoảng chúng tôi lại nhận được những đám cưới được tổ chức ở những vùng ven TP như là Hóc Môn, Quận 9,… nhiều khi có được đi làm tiệc xuống dưới tận Bình Dương. Nghe đi xa có vẻ sẽ thấy cực nhưng tôi thấy rất vui là đằng khác. Lâu lâu mình lại được đổi gió với những câu chuyện làm cưới ở xa, đổi chỗ chứ làm hoài một chỗ sẽ gây ra sự nhàm chán đó nha. Với những tiệc cưới được tổ chức ở những địa điểm xa như thế này, buộc tôi phải lên kế hoạch chi tiết về thời gian di chuyển để mọi việc diễn ra như đúng kế hoạch đã định.
Xem thêm: Chuyện làm cưới và những câu chuyện không tên (Phần 1)
Thay vì khi đi setup những tiệc tại trung tâm thành phố thì chúng tôi thường sẽ xuất phát vào lúc 9g sáng. Còn những tiệc xa hoặc nằm ở ngoại thành thì chúng tôi sẽ bắt đầu xuất phát từ lúc tờ mờ sáng. Khung giờ mà chúng tôi hay xuất phát nhất đó chính là từ 4g30-5g sáng vì 6g là giờ cấm tải trong nội thành. Nếu làm tiệc ở ngoại thành thì chúng tôi sẽ phải xuất phát sớm hơn. Có mấy khi, tối hôm trước phải chuẩn bị cho tiệc đến tận 10g tối mới xong mà sáng mai 4g sáng đã phải dậy. Thương cho mấy đứa em trong team, nhà tụi nó đều nằm khá xa công ty, đứa thì ở tuốt quận 11, đứa thì ở quận 12 nhưng đứa nào cũng chịu khó dậy sớm để có mặt đúng giờ tại công ty.
Với những tiệc phải đi sớm như vậy thì đa phần chúng tôi ăn sáng không kịp. Hoặc khi đến công ty mà xe tải chưa tới thì có thể chia nhau ra để ăn uống vì làm tiệc xa, team sẽ lên đến vài chục người. Vậy mà có nhiều hôm, khi đến công ty, đứa nào cũng khiêng 3-4 thùng hàng đựng đồ trang trí ra xe tải để chuẩn bị đem đi trong khi đó chưa có gì bỏ bụng. Các bạn nghĩ chúng tôi sẽ vừa làm vừa than chưa kịp ăn sáng đồ đúng không nhưng không hề đâu nha. Đứa nào đứa đó tập trung làm việc để khiêng ra cho lẹ, luôn giúp đỡ lẫn nhau, lâu lâu thì chọc ghẹo cà khịa nhau cho đỡ mệt hơn. Mới sáng sớm đã được vận động kiểu này thì làm nghề cưới khỏi lo bị thừa cân nha các bạn.
Sau là bài toán con người – Nỗi niềm của những đứa say xe
Vì mỗi lần đi setup xa, team của tôi thường huy động lực lượng lên đến vài chục người. Nếu làm tiệc ở Bình Dương hay đâu đó nằm ngoại thành TP thì chúng tôi sẽ được đi xe taxi để tiết kiệm thời gian lẫn sức lực. Gần hơn, nếu làm tiệc ở những địa điểm như Hóc Môn, Thủ Đức, Bình Tân,… thì sẽ có người đi theo xe tải, những bạn nào nhà gần nơi setup tiệc thì tự đi chuyển qua đó luôn cho nhanh, riêng tụi tôi là đều phóng xe máy cho tiện. Trong team có mấy đứa không chịu được mùi xe nên xe máy luôn là giải pháp tối ưu nhất trong hoàn cảnh này. Nhiều khi lại được đi taxi thì mặc kệ luôn việc mắc ói mà phóng lên xe taxi liền.
Có hôm làm tiệc bên quận 9, tôi và con bé Pha xông pha đi xe máy qua nhưng bị cái hai đứa không đứa nào biết đường. Nhưng chúng tôi không bao giờ quan ngại về vấn đề đó cả. Vì bây giờ chúng mình đã có google map rồi mà, đã vậy đường đi trong miệng mình, tới đâu không biết thì ghé lại hỏi người ta. Để phòng hờ, trước ngày lên đường tôi cũng đã tra google map xem đường đi như thế nào nên hôm ấy, tôi và con bé Pha là hai người đến đầu tiên. Sau đó là bé Hà, nhà ở sát bên nên sáng sớm con bé đã phải nhờ tôi book grab cho nó qua chỗ setup, đã vậy còn bị chú tài xế chở đến sai địa điểm. Chưa gì mà sáng sớm con bé đã mở màn câu chuyện làm cưới của mình đầy khổ sở rồi.
Bài toán tiếp theo là điều phối sao cho nhịp nhàng khi team lên đến vài chục người?
Dù làm tiệc có xa hay không thì mỗi lần setup được một sự kiện hoành tráng như bạn thấy là sự góp công góp sức của một tập thể. Chuyện làm cưới sẽ bao gồm nhiều cá thể trong đó. Mỗi người, mỗi đội sẽ phụ trách những hạng mục khác nhau. Có đội thì lo cắm hoa, có đội thì chuẩn bị vật dụng và setup các khu vực như backdrop, sân khấu, có đội thì lo về âm thanh ánh sáng. Bài toán đặt ra ở đây là nếu setup những tiệc xa thì mình cần phải có bài toán đã được tính toán kỹ càng, để tránh sai sót dẫn đến chậm tiến độ của đám cưới.
“Có thực mới vực được đạo” chưa bao giờ là sai!
Kèm theo bài toán tính toán thời gian ấy, mình còn phải chăm lo sức khỏe, việc ăn uống của các thành viên trong team để họ không bị mất sức khi làm việc. Nhiều hôm làm tiệc, có bạn ăn không nỗi, chỉ tiếp sức bằng những lon nước ngọt hoặc nước suối. Có thể do làm quá mệt nên chỉ cần một thứ gì đó giải khát và tiếp thêm đường cho mình là đủ rồi chứ ăn không vào. Nhưng để có thể giữ vững sức cho một ngày dài, sáng setup tối chạy tiệc thì tôi luôn động viên mọi người nên ăn uống đầy đủ để mình không bị mất sức giữa chừng.
Từ khi vào làm tới nay, được cái là chưa gặp trường hợp bạn nào ngất xỉu khi làm tiệc, thú thật chúng tôi còn thấy sức tụi tôi khá trâu là đằng khác. Nhiều lúc cả team mải mê làm cho xong việc thì nhìn ra đồng hồ đã là 3-4g chiều, bỏ lỡ cử cơm trưa và ráng hoàn thành cho xong hết để được ăn cho ngon miệng. Nhiều cô dâu chú rể còn tâm lý, chuẩn bị thêm nước, trà sữa để tiếp sức cho chúng tôi. Đan xen vào những câu chuyện làm cưới không tên là những giây phút thật hạnh phúc khi được hút một ngụm trà sữa được tài trợ bởi cô dâu chú rể.
“Mỗi nhóm một nhiệm vụ – ai làm việc người nấy”
Không phải lúc việc setup cũng diễn ra như kế hoạch đã định. Chính vì nhiều người mà việc quản lý trở nên hơi có trở ngại một chút. Có những lúc phải nhắc nhở và giám sát các bạn trong team coi có đang làm việc đúng tiến độ hay không, nhiều trường hợp các bạn ỷ lại đông người nên cứ làm từ từ từ từ khiến cho tiến độ công việc chung của cả team bị chậm trễ, không kịp giờ nghiệm thu cho khách hàng. Vậy nên trước khi bắt đầu vô làm việc, cần họp mọi người lại, phân chia công việc cụ thể, thời gian rõ ràng, nhiệm vụ của từng người một để mọi người có thể ý thức được công việc của họ mà hoàn thành nhanh nhất.
Cũng như việc chạy tiệc vào buổi tối. Khi đã lên chi tiết kịch bản chương trình trước thì đã có sự phân bổ bạn nào đảm nhiệm phần việc nào. Ví dụ: tôi và bé Pha sẽ đảm nhiệm việc hỗ trợ cho khách mời trong lúc đón khách, bé Hà sẽ hỗ trợ cô dâu chú rể, Nghi thì sẽ lo phần kịch bản với bên âm thanh ánh sáng của nhà hàng tiệc cưới. Mỗi người sẽ có công việc cụ thể khi cần thì alo bộ đàm hỗ trợ nhau, không thì cứ thế “go with the flow” gọn ghẽ.
Xem thêm: Những điều Wedding Planner không nói với bạn
Tóm lại là….
Tổ chức tiệc xa cần phải lên kế hoạch sát sao hơn những tiệc gần. Một phần sẽ nằm ở ý thức cá nhân của mỗi thành viên trong team. Sau tiệc ai cũng mệt sau một ngày dài chinh chiến nhưng việc khi bạn thấy được một đám cưới mà mình đã dày công chuẩn bị được diễn ra hoàn mỹ thì chắc chắn sẽ hạnh phúc biết bao nhiêu. Một điều nữa chính là nhờ những cộng sự tốt, những thành viên trong team không quản mệt mỏi mà luôn hỗ trợ ăn ý với nhau trong tất cả công việc thì mới có một đám cưới như đã phác thảo này. Chuyện làm cưới ấy gồm cả những việc chuyên môn và rất nhiều việc không tên khác chỉ có dấn thân vào mới thấu hiểu được.
Nếu bạn đã đi được một quãng đường dài trong nghề này thì tôi tin rằng bạn là một người rất yêu nghề làm cưới, và thật may mắn vì tôi đã được đồng hành một thời gian dài có, ngắn có với rất nhiều bạn trẻ có sự đam mê này. Hãy theo dõi chúng tôi theo 5 bước dưới đây để được nghe thêm nhiều câu chuyện đầy thú vị trong lúc hành nghề Wedding Planner nhé.
HÃY LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI – NHỮNG CHUYÊN GIA LÊN KẾ HOẠCH CƯỚI – THE K.I.S.S PLANNERS
Trang trí tiệc cưới, đám cưới ngoài trời, kế hoạch tiệc cưới, địa điểm cưới, ý tưởng cưới độc đáo, wedding idea, wedding decoration – wedding planner, Kiss wedding planner, kế hoạch tiệc cưới, thông tin cưới 2021, xu hướng trang trí tiệc cưới 2021, Ý tưởng cưới, Đặt lịch hẹn dịch vụ với Kiss
