6 SAI LẦM TRONG TIỆC CƯỚI MÀ CẶP ĐÔI HAY MẮC PHẢI [PHẦN 1]

Hơn 87% các cặp đôi sau đám cưới đều thừa nhận rằng họ đã bỏ sót một vài chi tiết trong ngày trọng đại. Nhưng điều đặc biệt là những chi tiết này lại thường để lại ấn tượng mạnh mẽ nhất với khách mời.

Ví dụ như vị trí đặt bàn gallery quá xa, hoa lá trang trí không còn tươi, ánh sáng sân khấu không tốt, làm ảnh hưởng đến toàn bộ cảm xúc của buổi tiệc cưới,…

Những chi tiết tưởng như nhỏ nhặt này có thể làm giảm đi sự lung linh của buổi tiệc. Nhưng nếu có team wedding coordinator, bạn sẽ không phải lo lắng vì mọi thứ đã được kiểm soát từ A đến Z.

Hãy cùng chúng mình điểm qua 6 sai lầm trong tiệc cưới mà các cặp đôi hay mắc phải khi không có đội ngũ wedding coordinator hỗ trợ nhé!

Sai lầm 1: Lịch trình không rõ ràng và thiếu tính thực tế

Một tiệc cưới thiếu kế hoạch chi tiết rất dễ rơi vào tình trạng lộn xộn – đây là một trong những sai lầm trong tiệc cưới mà nhiều cặp đôi thường mắc phải. Việc không xác định timeline cụ thể cho từng khâu như đón khách, nghi thức, và phần tiệc khiến mọi người cảm thấy mơ hồ và mất tập trung. Tệ hơn, việc chậm giờ có thể làm ảnh hưởng đến cả không khí buổi tiệc và trải nghiệm của khách mời.

Đây là lý do wedding coordinator đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ sẽ xây dựng một lịch trình cụ thể, sát sao với thực tế và phù hợp với mong muốn của bạn. Không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch, họ còn là người giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động trong ngày cưới để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng giờ.

Ví dụ thực tế: Nếu lễ cưới dự kiến bắt đầu lúc 5 giờ chiều, team wedding coordinator chúng mình sẽ có mặt từ 2 giờ để kiểm tra tất cả các khâu chuẩn bị và nhắc nhở các bên liên quan. Nhờ vậy, bạn có thể yên tâm tận hưởng khoảnh khắc thiêng liêng thay vì lo lắng vì những sự cố ngoài ý muốn.

Sai lầm 2: Không kiểm tra kỹ hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ

Rất nhiều cặp đôi chỉ chú trọng vào giá cả và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ mà quên đọc kỹ các điều khoản hợp đồng – một trong những sai lầm trong tiệc cưới phổ biến. Điều này có thể dẫn đến nhiều hệ quả như chi phí phát sinh ngoài ý muốn, chất lượng dịch vụ không đạt yêu cầu, hoặc không rõ trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Với kinh nghiệm làm việc lâu năm, wedding coordinator sẽ giúp bạn đọc và hiểu từng điều khoản trong hợp đồng, từ phụ phí phát sinh, thời gian thực hiện đến các chính sách hoàn hủy. Họ cũng có khả năng đàm phán để tối ưu quyền lợi cho bạn.

Ví dụ thực tế: Chúng mình đã từng phát hiện điều khoản mơ hồ trong hợp đồng chụp ảnh cưới, tránh được tình huống cặp đôi phải trả thêm phí nếu sự kiện kéo dài ngoài giờ dự kiến. Đây là giá trị thực tế mà chỉ có những người làm lâu năm trong ngành mới có thể hiểu được.

Sai lầm 3: Bỏ qua các chi tiết nhỏ trong khâu trang trí và sắp xếp

Khi tổ chức tiệc cưới, các cặp đôi thường tập trung vào các yếu tố lớn như địa điểm hay thực đơn mà quên mất rằng những chi tiết nhỏ lại chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt và ấn tượng cho khách mời. Một bàn tiệc không được sắp xếp đúng chỗ, ánh sáng không phù hợp, hay phông nền bị lệch có thể làm giảm giá trị thẩm mỹ và cảm xúc của buổi lễ.

Wedding coordinator sẽ là người đảm bảo từng chi tiết nhỏ đều được chăm chút. Họ phối hợp chặt chẽ với đội ngũ trang trí để kiểm tra và điều chỉnh mọi thứ trước khi buổi tiệc bắt đầu. Từ vị trí đặt bàn quà, số lượng hoa trên bàn tiệc, đến cách xếp ghế cho khách mời – tất cả đều được thực hiện cẩn thận để tạo nên không gian hoàn hảo nhất.

Ví dụ thực tế: Trong một buổi tiệc, hoa trang trí phần dưới backdrop được gắn không chắc chắn cộng thêm gió to, dẫn đến tình trạng bị đổ trước giờ bắt đầu đón khách. Chúng mình đã kịp thời phát hiện và liên hệ với đội trang trí để gia cố lại, đồng thời chuẩn bị các phương án che chắn dự phòng để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo cho những khoảnh khắc quan trọng nhất.

Sai lầm 4: Không quản lý tốt các nhà cung cấp dịch vụ trong ngày cưới

Đồng hành với một đội ngũ các nhà cung cấp dịch vụ như nhiếp ảnh, quay phim, âm thanh ánh sáng, và nhà hàng/catering là điều cần thiết để tổ chức tiệc cưới. Tuy nhiên, nếu không có người chịu trách nhiệm quản lý, bạn dễ rơi vào tình huống một hoặc nhiều nhà cung cấp không hoàn thành tốt vai trò, gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Wedding coordinator sẽ đảm nhận vai trò kết nối và giám sát các nhà cung cấp này, đảm bảo hạn chế tối đa các sai lầm trong tiệc cưới liên quan đến chất lượng dịch vụ. Họ chính là cầu nối giữa bạn và đội ngũ dịch vụ, đảm bảo từng hạng mục được thực hiện đúng như cam kết. Nếu phát sinh vấn đề, họ sẽ nhanh chóng đưa ra giải pháp mà không làm ảnh hưởng đến không khí buổi tiệc.

Ví dụ thực tế: Một trường hợp phổ biến là DJ hoặc ban nhạc đến muộn do tắc đường/không tìm được địa điểm. Wedding coordinator chúng mình sẽ liên tục kiểm tra sự có mặt và tiến độ làm việc của các bên và bố chí nhân sự trực tiếp hướng dẫn và kiểm tra từ sớm để chắc chắn tất cả đã sẵn sàng trước giờ khai tiệc.

Sai lầm 5: Không dự đoán trước các tình huống khẩn cấp

Ngày cưới luôn tiềm ẩn những tình huống ngoài dự kiến, từ sự cố thời tiết, trang phục, cho đến việc khách mời không tuân thủ quy định giờ giấc. Nếu không có kế hoạch ứng phó, bạn sẽ dễ rơi vào trạng thái hoảng loạn, ảnh hưởng đến tinh thần trong ngày trọng đại.

Wedding coordinator sẽ giúp bạn chuẩn bị trước cho mọi tình huống khẩn cấp. Với kinh nghiệm thực tế, họ luôn có phương án dự phòng, từ việc mang theo bộ cứu hộ váy cưới, xử lý khách mời ngoài danh sách, đến tổ chức một khu vực trú mưa cho buổi lễ ngoài trời.

Ví dụ thực tế: Hôm đó, đám cưới của cặp dâu rể chúng mình tổ chức ngoài trời bất ngờ gặp trời đổ mưa. Vì có sự chuẩn bị sẵn bạt chắn và ô dù cho các buổi lễ ngoài trời nên team chỉ mất khoảng 15 phút để set up và buổi lễ vẫn diễn ra suôn sẻ, tránh phải thay đổi lịch trình. Dù trời mưa, mọi người vẫn thoải mái tham dự lễ cưới như kế hoạch.

Sai lầm 6: Không kiểm soát được trải nghiệm của khách mời

Một đám cưới thành công không chỉ đẹp trong mắt cô dâu chú rể mà còn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. Tuy nhiên, nếu không chú trọng đến trải nghiệm của họ, tiệc cưới có thể trở nên mờ nhạt. Những vấn đề như bàn tiệc bị sắp xếp lộn xộn, món ăn không đúng giờ, hoặc thiếu người hướng dẫn có thể khiến khách mời cảm thấy khó chịu.

Wedding coordinator sẽ chịu trách nhiệm chăm sóc và tối ưu trải nghiệm khách mời. Họ đảm bảo từng chi tiết, từ việc đón tiếp khách một cách chu đáo, hỗ trợ vị trí ngồi hợp lý, đến việc giữ không khí buổi tiệc luôn sôi động và gắn kết.

Ví dụ thực tế: Một tiệc cưới có khách mời đi lạc bàn hoặc không được phục vụ đúng món ăn. Điều này thường gây bối rối và khó chịu cho khách tham dự. Team điều phối chúng mình sẽ thay mặt cô dâu chú rể kiểm tra sơ đồ chỗ ngồi, phân công người hướng dẫn và phối hợp với team phục vụ nhà hàng/khách sạn để đảm bảo tất cả khách mời được chăm sóc chu đáo.

Đầu tư vào wedding coordinator – lựa chọn thông minh cho ngày cưới hoàn hảo

Ngày cưới là một sự kiện không lặp lại, và bạn xứng đáng có một lễ cưới trọn vẹn đến từng chi tiết. Những sai lầm phổ biến như lịch trình không rõ ràng, hợp đồng mơ hồ, hay quản lý dịch vụ kém đều có thể tránh được khi bạn có team wedding coordinator đồng hành.

Chúng mình không chỉ là người tổ chức, mà còn là “người gỡ rối” chuyên nghiệp, mang đến cho bạn sự an tâm để tận hưởng ngày cưới một cách ý nghĩa nhất. Đầu tư vào team wedding coordinator không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn là lựa chọn thông minh để đảm bảo một lễ cưới đáng nhớ trong lòng tất cả mọi người.

Hãy để Fifty Fifty Wedding Coordinators By KISSWE đồng hành cùng bạn trong hành trình yêu thương này. Liên hệ với chúng mình để được hỗ trợ chi tiết nha!

 

Nếu bạn vẫn còn đang phân vẫn không biết vai trò của Wedding Coordinator là gì, thì hãy tham khảo qua:

• ĐỘI NGŨ WEDDING COORDINATOR THẾ HỆ MỚI – FIFTY FIFTY BY KISSWE
• KHÁM PHÁ VAI TRÒ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN TRONG TEAM ĐIỀU PHỐI TIỆC CƯỚI

____________________

Bài viết thực hiện bởi Thảo Kim x 5050team

Hình ảnh: KISS WEDDING EVENT PLANNER

© www.kisswe.com

 

Gặp tụi mình ở đây nhé